To initiate a Data Access Request, determine the type of project you will require then fill in and submit a Feasibility Request form to NB-IRDT. We will review the project information to determine if it will be feasible  with the data housed in custody at NB-IRDT. After feasibility has been determined, you will be provided with feasibility feedback. This process normally takes approximately 10 business days.

Feasibility requests are to be sent via e-mail.

At a later date, the NB-IRDT Research and Evaluation Manager will be in touch to discuss your research service needs;  a budget letter will then be prepared.

Once feasibility has been approved, you will be invited to complete the NB-IRDT Data Access Request (DAR) form.

The DAR is divided into four sections:

Section One – Project Information

Section Two – Research Team Members

Section Three – Data Set Information

Section Four – Requested Variables

Once the DAR is received, a series of reviews must take place:

This review will begin as soon as the DAR is received. You will receive the results in approximately seven business days. At this time, a meeting may be arranged to review the results with the review team. The Institute Review is an opportunity to review, and discuss the project methodology, chosen data sets and variables.

A standing meeting time is reserved each week for the institute review meeting. Our NB-IRDT Data Access Coordinator will work with you to schedule attendance at the next available meeting, should it be required. The meetings are typically held online but in person or via teleconference can also be arranged.

This review is to give the Data Business Owners (DBOs) the opportunity to understand how their data will be used in the project. The PI may ask questions directly to the DBOs and receive feedback about the data sets and data variables. If changes to the DAR are suggested, there will be an opportunity to make them before proceeding to the next project approval step. 

The DRC is made up of DBOs (as identified by the requested data sets on the DAR) and various NB-IRDT staff. A standing meeting time is reserved each month for the DRC to meet. Our NB-IRDT Data Access Coordinator will work with you to schedule attendance at the next available meeting, should it be required. The meetings are typically held online but in person or via teleconference can also be arranged.

This review ensures everything is in place and ready for review by the UNB Research & Ethics Board (REB) it is performed by the NB-IRDT Privacy Officer and one other Senior NB-IRDT Staff member.

Once DRC concludes the Research Team have a final opportunity to make edits to the DAR. When they are done, the updated DAR must be emailed to NB-IRDTdar@unb.ca, along with a copy of their REB Application (a blank REB Application form can be downloaded from the UNB REB website.

Upon receipt the PERC will be initiated; typically, the PERC concludes within 1 week. If adjustments are needed the PI will be notified. Once the PERC has been finalized, the whole PERC package is sent to UNB Ethics by the Data Access Coordinator on behalf of the PI.

• a copy of the DAR,
• the REB Application,
• a REB recommendation letter,
• the signed PERC review form,
• the PERC Summary & Final Privacy Review form

The PI will be sent notice that the PERC package has been sent to REB.

All research projects that use administrative data in the custody of NB-IRDT must be approved by UNB REB.

Once REB approval has been granted, the REB Chair will e-mail the PI with the approval. Typically, the Data Access Coordinator is cc’d on this e-mail; if they were not, we ask that the PI forward the approval to the NB-IRDTdar@unb.ca. Confirmation of REB approval is required before to the final stages of the project approval can take place.

For more information, please view our REB Submission Instruction Guide.

After all the reviews have taken place, the Data Access Coordinator verifies that all administrative safeguards have been completed and that a signed budget letter is on file. After the verification has taken place, a draft Data Access Agreement (DAA) is prepared for signature by UNB’s Vice President (Research) and the PI for the project.

The draft DAA is sent to the Vice President (Research) along with the final version of DAR. Once signed by the Vice President (Research), the DAA is sent to the PI for signature. Once the DAA has been fully executed, a welcome package is sent to the PI and a request is made to have the project folders prepared.

The PI will be notified when the project folder is ready to be accessed by those who have completed all the Administrative Safeguard Requirements.

Only Approved Data Users may enter the NB-IRDT Trusted Research Environment (TRE). A request will be made on your behalf, to gain access to the TRE, once confirmation has been received of:

• the signed DAA, and
• completion of the Administrative Safeguards

A member of the NB-IRDT team will reach out to you once access has been granted.

All questions throughout the DAR approval process can be addressed to NB-IRDTdar@unb.ca.

Pour commencer, déterminez le type de projet que vous souhaitez entreprendre, puis remplissez et soumettez le formulaire de demande de faisabilité à l’IRDF-NB. Nous examinerons les renseignements sur le projet pour déterminer s’il est possible d’utiliser les données conservées par l’IRDF-NB. Une fois la faisabilité confirmée, vous recevrez un retour d’information à cet égard. Ce processus prend en moyenne dix jours ouvrables. 

Les demandes de faisabilité doivent être envoyées par courriel. 

Demande d’accès aux données

Une fois la faisabilité confirmée, vous serez invité à remplir le formulaire Demande d’accès aux données (DAD) de l’IRDF-NB.

Ce formulaire est divisé en quatre sections :

Section 1 - Renseignements sur le projet

Incluez des renseignements sur le projet, comme le titre du projet, le nom et les renseignements sur le chercheur principal (CP), la source de financement, le rendement prévu, les données externes à importer, le résumé de projet, les questions de recherche, la méthodologie, le géocodage, etc.

Cette section aura déjà été remplie à la phase de faisabilité du processus d’approbation du projet.

Section 2 - Membres de l’équipe de recherche

Énumérez toutes les personnes qui devront avoir accès aux données confiées à l’IRDF-NB pour mener à bien le projet de recherche.

Section 3 - Renseignements sur les ensembles de données

Il faut inclure tous les ensembles de données de l’IRDF-NB et ceux importés que vous souhaitez obtenir pour mener à bien le projet de recherche. N’oubliez pas d’indiquer l’année des données dont vous avez besoin. Nous devons connaître l’année, le mois et le jour lorsque nous demandons des ensembles de données. Veillez à utiliser les bons titres et codes d’ensembles de données, tels qu’ils sont affichés aux fonds de données.

Section 4 - Variables demandées

Vous devez inclure une liste complète des variables dont vous avez besoin pour chaque ensemble de données demandé, ainsi qu’une justification pour chacun. Il est ici notamment question des données de l’IRDF-NB et de tout autre ensemble de données que vous avez l’intention d’ajouter au dossier du projet dans notre environnement de recherche sécuritaire (ERS).

Une fois la demande dûment remplie reçue, une série d’examens doit avoir lieu :

Examen de l’Institut

Cet examen sera entrepris dès la réception de la DAD. Vous recevrez les résultats dans un délai d’environ sept jours ouvrables. À ce stade, une réunion pourrait être organisée pour examiner les résultats avec l’équipe responsable de l’examen. L’examen de l’Institut constitue une occasion d’évaluer la méthodologie du projet, les ensembles de données concernés et les variables choisies.

Comité sur les données et la recherche

Cet examen sert à donner aux propriétaires de données l’occasion de comprendre comment leurs données seront utilisées dans le cadre du projet. Le chercheur principal peut poser des questions directement aux propriétaires et obtenir de l’information sur les ensembles de données et les variables. Si l’on propose d’apporter des modifications à la DAD, il est possible de procéder aux modifications avant de passer à l’étape suivante du processus d’approbation du projet. 

Le comité sur les données et la recherche est composé de propriétaires de données (tels qu’identifiés dans la DAD, selon les ensembles de données demandés) et de divers membres du personnel de l’IRDF-NB. Un moment est réservé chaque mois pour permettre aux membres du comité de se réunir. Le coordonnateur de l’accès aux données de l’IRDF-NB travaillera avec vous pour prévoir votre participation à la prochaine réunion, le cas échéant. Les réunions se déroulent généralement en ligne, mais elles peuvent aussi être tenues en personne ou en téléconférence.

Tout projet de recherche utilisant des données administratives confiées à l’IRDF-NB doit être approuvé par le CER de l’Université du Nouveau-Brunswick. 

Une fois le projet approuvé, le président du CER envoie un courriel au chercheur principal pour l’en informer. Généralement, le coordonnateur de l’accès aux données reçoit une copie de ce courriel (c. c.); dans le cas contraire, nous demandons au chercheur principal de lui transférer le courriel (NB-IRDTdar@unb.ca). Il est nécessaire d’obtenir la confirmation de l’approbation du CER pour pouvoir entamer les dernières étapes de l’approbation du projet. 

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez les Directives pour présenter une demande au CER.

Évaluation du comité d’éthique en recherche (CER)

Tous les projets de recherche utilisant des données administratives confiées à l’IRDF-NB doivent être approuvés par le CER. Une fois l’examen de l’Institut et celui du comité sur les données et la recherche terminés, le coordonnateur de l’accès aux données invitera le chercheur principal à préparer sa demande au CER (à envoyer par courriel à ethics@unb.ca).

Obtenir de plus amples renseignements et accéder aux formulaires requis.

Une fois l’approbation du CER obtenue, le chercheur principal la fera parvenir à l’adresse NB-IRDTdar@unb.ca. La confirmation de l’approbation du CER est nécessaire pour que les dernières étapes du processus d’approbation du projet puissent aller de l’avant.

Dernier examen du respect de la vie privée

Notre agent de protection de la vie privée mènera un dernier examen de conformité aux mesures législatives sur la protection de la vie privée avant d’envoyer la demande d’accès aux données et l’ébauche de l’entente d’accès aux données au bureau des services de recherche de l’UNB pour signature.

Une fois que tous les examens ont eu lieu et que les garanties administratives ont été confirmées, le coordonnateur de l’accès aux données préparera une ébauche de l’entente d’accès aux données (EAD) qui doit être signée par le vice-président de l’UNB (recherche) et le chercheur principal du projet.

Une fois l’EAD signée, une trousse de bienvenue est envoyée au chercheur principal. Nous préparerons les dossiers du projet en fonction de la Demande d’accès aux données, et nous informerons le chercheur principal lorsque le tout pourra être consulté par ceux qui ont satisfait à toutes les exigences des garanties administratives.

Une carte d’accès et un code NIP sont requis pour accéder aux données dans notre environnement de recherche sécuritaire. Une fois l’EAD signée, chaque membre de l’équipe de recherche (ceux dont le nom figure sur la Demande d’accès aux données) doit demander sa carte d’accès et son code NIP en envoyant un courriel à l’adresse NBIRDTsupport@unb.ca.

Rappel : Seules les personnes ayant satisfait à toutes les exigences des garanties administratives pourront accéder aux données et à l’environnement de recherche sécuritaire.

Toute question survenant au cours du processus de Demande d’accès aux données peut être transmise à l’adresse NB-IRDTdar@unb.ca.