Frequently Asked Questions | Data Access | NB Institute for Research, Data and Training (NB-IRDT) | UNB

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Accessing Data

You may access the SRE for as long as your project is active and your administrative safeguards are complete. A project is active when the Data Access Agreement is signed and remains active until the project term expires (unless it is closed earlier by the Principal Investigator); the project term is identified in the Data Access Agreement. Generally, this term coincides with the Research Ethics Board (REB) approval expiry date – three years after initial REB approval.

Access beyond the agreed project term will require the submission of an amendment request to extend the term found within your Data Access Agreement.

In addition, an Application for Extension of Research Ethics Approval must be submitted to the UNB Research Ethics Board.

Your project will be active until the project term expires. The term of the project is set within the Data Access Agreement; typically, the project term is set to match the REB expiry (generally 3 years from REB approval). If needed, the project term can be extended; a level 2 amendment would need to be initiated by the research team.

Privacy Training is valid for 12 months from the date of initial completion. All research team members must complete privacy training and renew annually for the duration of the project. If your privacy training expires, access to the NB-IRDT Secure Research Environment will be suspended until training has been completed. While we do our best to send reminders, it is your responsibility to monitor the status of your privacy training.

An invoice schedule will be discussed and determined during budget consultations before work begins. If the project involves multiple deliverables, the invoice will be broken down by completion of a deliverable. Addition of new deliverables will require a new budget and contract for service.

If you need to make a change to an active research project an amendment request must be submitted. Please consult the amendment process for information on initiating an amendment request.

Yes, indicate that it is a longitudinal study in Section 1 of the Data Access Request form; this request will be considered during the project review process.

Yes. Survey or clinical data may be linked NB-IRDT platform data if study participants have consented to have their study data linked to administrative data.  This consent must be obtained during primary data collection.

In addition, a data sharing agreement is required for sharing of the survey or clinical data with NB-IRDT. For information on the consent process for administrative data linking and or data sharing agreements, contact us.

Research Dissemination

All research results stemming from a project in progress through NB-IRDT, must first undergo a vetting process. Once the vetting is complete, the results may be used to create your research product (i.e. publications, papers, reports, presentations, etc.). The resulting research product is then subject to an embargo period of 25 business days.

The embargo period provides the Data Business Owners with the opportunity to see how their data was used. The 25 business day embargo period begins when the Data Access Coordinator submits the request for dissemination (including any advanced copies of the research product) to the review committee.

In justified cases, an expedited embargo period may be permitted.

After the embargo period, approved users may only disseminate information at a summary level and in aggregate data form – findings with a cell size < 5 may not be disseminated by any users in any format. The work product must include acknowledgement of NB-IRDT, any applicable funders and the appropriate data business owner/custodian.

No, it does not. If researchers use data results, that have already undergone vetting and embargo review, to create new or additional research products they do not need to submit the new research products for an embargo review. We strongly encourage you to let us know about any research products so we can share your success on our website and through our social media channels.

Research products resulting from projects completed through NB-IRDT and/or data within the custody of NB-IRDT must acknowledge NB-IRDT as well as any applicable funders. The necessary acknowledgement should be similar to the following:

This work was supported by the Department of XXX of the Province of New Brunswick under a contract with the New Brunswick Institute for Research, Data and Training at the University of New Brunswick. The results and conclusions are those of the authors and no official endorsement by the Government of New Brunswick was intended or should be inferred.

Oral presentations must include a verbal acknowledgment using language similar to the example shown above.

NOTE: Projects that used data from CANUE or IRCC must also be acknowledged.

For CANUE data sets, please refer to the Data Use Conditions listed on their website.

For IRCC data sets, the output must include the following text:

  • Research analytic outputs were produced using Research Data Sets include the Permanent Resident Database, the Temporary Resident Database, and the Transition Database provided by Immigration, Refugees and Citizenship Canada (IRCC); and
  • The Research Data Set release date.

We love to see our researchers in the news! Please send us updates about your publications, posters, conferences, and any and all products that result from your work at NB-IRDT so we can promote them and share your success.

Project Closures

Once you have received your vetted data, prepared your research product and finished your work at NB-IRDT, it is important that you let us know your project is ready for closure. This will allow us to initiate the proper project closure processes, including moving your data into secure storage.

When your project is closed, the following takes place:

  • Project data and syntax is archived.
  • Your user access (door access to the Secure Research Environment and account/project folder access), associated with this specific project, will be deactivated. If you have other active projects, the closure of one project will not impact your access to our Secure Research Environment or to the data involved with your other active projects.
  • We will send a project closure letter and ask that you to complete a short user experience survey.

If you provided external data to be used specifically for your NB-IRDT research project, the data will be returned to you, as per the Data Sharing Agreement, as part of the project closure process. We will make the appropriate arrangements for data return.

If you did not provide external data and only accessed NB-IRDT administrative data, the datasets remain on the NB-IRDT platform.

All project data will follow the standard term for project data.

If you intend to continue the project with different goals, research questions, or variables, you will be required to submit a new Data Access Request form to start a new project.

If you intend to revise or extend an archived project, it can only be done in exceptional circumstances and requires the approval of the Director of NB-IRDT, University of New Brunswick Research Ethics Board and the Data and Research Committee. Reactivation of a project is subject to applicable timelines.

Requests for revision to a closed project are reviewed on a case-by-case basis and must be accompanied by proof of revision request from a 3rd party (e.g. email from journal editor requesting the revision). During the first 3-years, after project closure, access to closed project data, from archived files, can only be done in exceptional circumstances. Doing so requires the approval of the Director of NB-IRDT, University of New Brunswick Research Ethics Board and the Data and Research Committee. Reactivation of a project is subject to applicable timelines.


NB-IRDT does not offer an expedited Data Access Request process. Intention to repeat a series of similar projects following the same scope, research questions and methodology should be noted during the initial Data Access Request process. A series of sub-projects may be permissible if fully disclosed and compliance requirements can be met. Appropriate administrative fees would apply for each sub-project.

A Data Access Request and approval from the UNB Research Ethics Board are still required, along with a new contract for the required services.

Copies of program information, documentation, software, and other files that do not contain personal information (including personal health information) are archived indefinitely on the NB-IRDT server.

Project data and syntax are kept on the NB-IRDT server for a period of 3 years after project closure. This timeline allows researchers time, should it be required, to make revisions to academic papers or reports for dissemination or publication. After which, the project syntax is kept for an additional 7 years. Once 10 years in total have passed, the complete project folder is deleted. 

Accès aux données

Vous avez accès à l’ERS tant que votre projet est actif et que vos garanties administratives sont en règle. Un projet devient actif à la signature de l’entente d’accès aux données et le reste jusqu’à l’échéance de cette entente (sauf clôture hâtive par le chercheur principal); l’entente d’accès aux données définit la durée du projet. En général, cette période se termine à l’échéance de l’approbation par le comité d’éthique en recherche (CER) – soit trois ans après l’approbation initiale.

L’accès aux données après la période convenue exigera la soumission d’une  demande de prolongation de votre entente d’accès aux données.

La demande de prolongation de l’approbation du CER doit en outre être soumise au comité d’éthique en recherche de l’UNB.

Votre projet sera actif jusqu’à son échéance. La durée du projet est définie dans l’entente d’accès aux données; cette période correspond habituellement à l’échéance du CER (en général 3 ans après l’approbation). La durée du projet peut être prolongée au besoin. Pour ce faire, l’équipe de recherche doit amorcer une modification de niveau 2.

La formation sur la protection de la vie privée est valide pendant douze mois à compter de la date d’achèvement. Tous les membres de l’équipe de recherche doivent suivre une formation sur la protection de la vie privée et la renouveler chaque année pendant toute la durée du projet. Une fois la formation échue, l’accès à l’environnement de recherche sécuritaire de l’IRDF-NB sera suspendu jusqu’à ce que la formation soit renouvelée. Nous nous efforçons d’envoyer des rappels à ce sujet, mais il vous incombe de tenir votre formation à jour.

On conviendra d’un calendrier de facturation au moment des discussions sur le budget avant le début des recherches. Si le projet comporte plusieurs livrables, la facture sera ventilée en fonction de la livraison de chacun. L’ajout de nouveaux livrables exigera un nouveau budget et un nouveau contrat de service.

S’il vous faut modifier un projet de recherche actif, vous devez soumettre une demande de modification. Consultez la procédure de modification pour en savoir plus à ce sujet.

Oui. Indiquez qu’il s’agit d’une étude longitudinale dans la section 1 du formulaire de demande d’accès aux données; ce facteur sera pris en compte lors de l’examen du projet.

Oui. Les données d’enquête ou les données cliniques peuvent être liées aux données de la plateforme IRDF-NB si les participants à l’étude ont consenti à ce que leurs données d’étude soient liées aux données administratives. Ce consentement doit être obtenu lors de la collecte des données primaires.

L’échange de données d’enquête ou de données cliniques avec l’IRDF-NB doit en outre faire l’objet d’une entente en ce sens. Pour en savoir plus sur l’obtention du consentement à la liaison des données administratives et sur les ententes d’échange de données, prière de nous contacter.

Diffusion des résultats

Tous les résultats de recherche découlant d’un projet en cours avec l’IRDF-NB doivent d’abord être soumis à la vérification. Une fois la vérification terminée, les résultats peuvent être utilisés pour créer votre produit de recherche (publication, article, rapport, exposé, etc.). Le produit de recherche obtenu fait alors l’objet d’une période d’embargo de 25 jours ouvrables,

qui donne aux propriétaires des données l’occasion de voir comment leurs données ont été utilisées. Cette période commence à la soumission, par le coordonnateur de l’accès aux données, de la demande de diffusion (y compris tout exemplaire anticipé du produit de la recherche) au comité d’examen.

Sur motif valable, une période d’embargo raccourcie peut être autorisée.

Après la période d’embargo, les utilisateurs autorisés peuvent diffuser uniquement des données agrégées sous forme synthétique : les cellules de valeur < 5 ne peuvent être divulguées en aucun cas. Le produit doit mentionner l’IRDF-NB et les bailleurs de fonds concernés, ainsi que le propriétaire ou gardien des données.

Non. Les produits de recherche nouveaux ou complémentaires utilisant des résultats qui ont déjà fait l’objet de vérifications et d’un examen d’embargo n’ont pas à faire l’objet d’une période d’embargo. Nous vous encourageons vivement à nous faire part de tout produit de recherche afin que nous puissions diffuser votre réussite sur notre site web et nos médias sociaux.

Les produits de recherche résultant de projets réalisés à l’IRDF-NB et/ou de données sous la garde de l’IRDF-NB doivent faire mention de l’IRDF-NB et de tout bailleur de fonds concerné. La mention doit ressembler à ce qui suit :

Ces travaux ont reçu l’appui du ministère de/du XXX du Nouveau-Brunswick dans le cadre d’un contrat avec l’Institut de la recherche, des données et de la formation du Nouveau-Brunswick à l’Université du Nouveau-Brunswick. Les conclusions tirées sont celles des auteurs et ne supposent aucunement qu’une approbation officielle du gouvernement du Nouveau-Brunswick était prévue ou peut être déduite.

Tout exposé oral doit comprendre une mention verbale formulée de façon semblable à l’exemple ci-dessus.

REMARQUE : Les projets utilisant des données du CANUE ou d’IRCC doivent également en faire mention.

Dans le cas du CANUE, consultez les conditions d’utilisation des données sur son site web.

Dans le cas d’IRCC, l’extrait doit mentionner le texte suivant :

  • Les résultats de l’analyse ont été produits en utilisant les ensembles de données de recherche d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), notamment la base de données sur les résidents permanents, la base de données sur les résidents temporaires et la base de données sur les résidents en transition.
  • La date de publication de l’ensemble de données de recherche.

Il est toujours bon de voir nos chercheurs dans l’actualité! Faites part à l’IRDF-NB des derniers développements concernant vos publications, affiches, conférences et autres produits de travail, nous pourrons ainsi promouvoir et diffuser votre réussite.

Clôture du projet

Une fois vos données vérifiées, votre produit prêt et vos travaux à l’IRDF-NB achevés, vous devez nous aviser que le projet est prêt pour la clôture. Nous pourrons alors enclencher le processus de clôture, y compris le transfert de vos données vers un dépôt sécurisé.

Une fois votre projet clos, il se passe ce qui suit :

  • Les données et la syntaxe du projet sont archivées.
  • Votre accès utilisateur (déverrouillage de l’environnement de recherche sécuritaire et accès au compte/dossier du projet) pour ce projet sera désactivé. La clôture d’un projet n’a pas d’incidence sur l’accès aux données et à l’environnement de recherche sécuritaire dans le cadre de vos autres projets actifs.
  • Nous vous enverrons une lettre de clôture et vous demanderons de répondre à un court sondage sur l’expérience utilisateur.

Toutes les données externes fournies dans le cadre de votre projet de recherche à l’IRDF-NB vous seront retournées conformément à l’entente d’échange de données et au processus de clôture du projet. Nous prendrons les dispositions nécessaires au retour des données.

Si vous n’avez pas fourni de données externes et n’avez accédé qu’aux données administratives de l’IRDF-NB, les données sont conservées sur la plateforme de l’IRDF-NB.

Toutes les données du projet suivront le terme convenu for project data.

Si votre intention est de poursuivre le projet avec d’autres objectifs, variables ou questions de recherche, vous devrez soumettre un nouveau formulaire de demande d’accès aux données pour amorcer un nouveau projet.

La réactivation d’un projet archivé pour le réviser ou le prolonger ne se fait qu’exceptionnellement et doit être approuvée par le directeur de l’IRDF-NB, ainsi que par le comité sur les données et la recherche et le comité d’éthique en recherche de l’Université du Nouveau-Brunswick. La réactivation est soumise aux délais applicables.

Les demandes de révision d’un projet clos sont examinées au cas par cas et doivent s’accompagner d’une preuve de demande de révision émanant d’une tierce partie (p. ex., un courriel de l’éditeur demandant la révision). Pendant les trois premières années suivant la clôture du projet, l’accès aux données du projet clos dans les fichiers archivés ne peut être accordé qu’en cas de circonstances exceptionnelles. Il faut pour ce faire obtenir l’approbation du directeur de l’IRDF-NB, ainsi que du comité sur les données et la recherche et du comité d’éthique en recherche de l’Université du Nouveau-Brunswick. La réactivation est soumise aux délais applicables.


L’IRDF-NB n’offre pas de processus accéléré de demande d’accès aux données. Vous devez indiquer votre intention de mener une série de projets analogues de même portée, avec les mêmes questions de recherche et la même méthodologie, pendant le processus initial de demande d’accès aux données. Une série de sous-projets peut être autorisée si l’intention a été entièrement divulguée et que les exigences de conformité peuvent être respectées. Les frais administratifs correspondants s’appliqueront à chaque sous-projet.

Une demande d’accès aux données et l’approbation du comité d’éthique en recherche de l’UNB demeurent nécessaires, ainsi qu’un nouveau contrat pour les services requis.

Des copies de l’information sur le programme, la documentation, les logiciels et d’autres fichiers ne contenant pas de renseignements personnels (y compris les renseignements personnels sur la santé) sont archivés indéfiniment sur le serveur de l’IRDF-NB.

Les données et la syntaxe du projet sont conservées sur le serveur de l’IRDF-NB pendant trois ans après la clôture du projet. Ce délai donne le temps aux chercheurs d’apporter, au besoin, des révisions aux articles ou aux rapports scientifiques destinés à la diffusion et à la publication. Après quoi la syntaxe du projet est conservée sept ans de plus. Après dix années écoulées au total, l’ensemble du dossier du projet est supprimé.