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Requesting access to data

Before you begin, we encourage you to consult our data holdings to determine which data, in custody at DataNB, might be of interest for your project. This will help to establish your research question(s). We also encourage you to consult the Data Access Request Types to determine the type of project you will undertake.

Please note

  • As a not-for-profit, DataNB operates on a cost recovery basis.
  • Prior to a Data Access Request becoming an active project and access being granted to the project folder, a budget letter needs to be generated by the Research Manager and signed by the Lead Researcher to acknowledge the payment agreement.

Staff are pleased to offer an initial consultation to help navigate the data holdings and data access approval process. Please e-mail the Data Services team if this service is of interest.

Qualifying projects may receive up to 15 hours of research consultation services through the Maritime SPOR SUPPORT Unit.

We recommend you read the Guide to Data Access Requests which outlines the process for requesting access to data on our platform.

Feasibility Request Form        Data Access Request

How to request access to data

To initiate a Data Access Request, complete and submit a Feasibility Request form. We will review the project information to determine if it is feasible with the data housed in custody at DataNB and provide feedback. This process normally takes approximately 10 business days, after which we will be in touch to discuss your research needs and a budget letter will be prepared.

Feasibility requests are to be sent via e-mail.


After feasibility approval, we will invite you to complete the DataNB Data Access Request (DAR) form.

The DAR is divided into four sections:

  • Section One – Project Information
  • Section Two – Research Team Members
  • Section Three – Data Set Information
  • Section Four – Requested Variables

Once the DAR is received, a series of reviews must take place:

Institute Review

The Institute Review is an opportunity to review and discuss the project methodology, data sets and variables with institute staff. You will receive results in approximately seven business days and can make any desired edits to the DAR at that time.

Data and Research Committee (DRC)

The DRC is made up of relevant Data Business Owners (DBOs) and DataNB staff. This review gives the DBOs the opportunity to understand and comment how their data will be used. We will invite you to the next available meeting, if required. You may ask questions directly to DBOs and receive feedback about the data. If you want to make changes to your DAR, you'll have a chance to update it before moving forward.

Preliminary Research Ethics Committee (PERC)

This internal review ensures your project is ready for UNB REB submission. It’s conducted by our Privacy Officer and a senior staff member.

After the DRC, your final DAR and completed REB application must be sent to NB-IRDTdar@unb.ca. A blank REB form is available on the UNB REB website.

PERC reviews typically take one week. You’ll be notified if changes are required. Once finalized, we submit the full package to UNB REB on your behalf.

The PERC package includes:
  • DAR
  • REB Application
  • REB recommendation letter
  • Signed PERC review form
  • PERC Summary & Final Privacy Review form

The PI will be notified when the PERC package has been submitted.


All research projects using administrative data held by DataNB must be approved by UNB Research Ethics Board (REB).

Once approved, the REB Chair will e-mail the PI, typically copying the Data Access Coordinator. If not, the PI should forward the approval to the NB-IRDTdar@unb.ca. Confirmation of REB approval is required before to the final stages of the project approval can proceed.

For details, see our REB Submission Instruction Guide.


After all reviews are complete, the Data Access Coordinator verifies that all administrative safeguards are met and that a signed budget letter is on file. A draft Data Access Agreement (DAA) is then prepared for signature by the Vice President (Research) at UNB and the project’s Principal Investigator (PI).

The draft DAA, along with the final version of the data access request, is sent to the Vice President (Research) for signature. Once signed, it is forwarded to the PI for final signature.

When the DAA is fully executed, a welcome package is sent to the PI and project folders are requested. The PI will be notified when access is available for all team members who have met the administrative requirements.


Only Approved Data Users may access the DataNB Trusted Research Environment (TRE). A request for access will be submitted on your behalf once we receive confirmation of:

  • the signed Data Access Agreement (DAA), and
  • completion of all Administrative Safeguards

A DataNB team member will contact you once access has been granted.

If you have any questions during the DAR approval process, please contact NB-IRDTdar@unb.ca.



Avis : Les liens ci-dessous mènent vers des pages en anglais seulement.

Demande d’accès aux données

Avant de commencer, veuillez consulter nos fonds de données pour cibler les données qui pourraient être utiles à votre projet. Cela vous aidera à établir vos questions de recherche. Nous vous encourageons également à évaluer les différents types de demandes d’accès aux données pour déterminer le type de projet que vous allez entreprendre.

Veuillez noter

  • En tant qu'organisme sans but lucratif, DataNB fonctionne selon le principe de recouvrement des coûts.
  • Avant qu'une demande d'accès aux données ne devienne un projet actif et que l'accès au dossier du projet ne soit accordé, une lettre budgétaire doit être rédigée par le directeur de recherche et signée par le chercheur principal afin de confirmer l'accord de paiement.

Nous serons heureux d’organiser une première réunion de consultation pour vous aider à comprendre les fonds de données et le processus d’approbation de l’accès aux données. Veuillez envoyer un courriel à NB-IRDTdata@unb.ca pour ce service.

Les projets admissibles peuvent se voir octroyer jusqu’à 15 heures en services de consultation en recherche par l’entremise de l’Unité de soutien SRAP des Maritimes.

Nous vous recommandons de lire le Guide des demandes d’accès aux données, qui décrit les processus pour avoir accès aux données conservées par DataNB.

Demande de faisabilité        Demande d’accès aux données

Comment demander l’accès aux données

Pour commencer, déterminez le type de projet que vous souhaitez entreprendre, puis remplissez et soumettez le formulaire de demande de faisabilité à DataNB. Nous examinerons les renseignements sur le projet pour déterminer s’il est possible d’utiliser les données conservées par DataNB. Une fois la faisabilité confirmée, vous recevrez un retour d’information à cet égard. Ce processus prend en moyenne dix jours ouvrables. 

Les demandes de faisabilité doivent être envoyées par courriel. 

Par la suite, nous communiquerons avec vous pour discuter de vos besoins en matière de services de recherche; une lettre concernant le budget sera alors préparée.

Une fois la faisabilité confirmée, vous serez invité à remplir le formulaire Demande d’accès aux données de DataNB.

Ce formulaire est divisé en quatre sections :

  • Section 1 - Renseignements sur le projet
  • Section 2 - Membres de l’équipe de recherche
  • Section 3 - Renseignements sur les ensembles de données
  • Section 4 - Variables demandées

Une fois la demande d’accès à des données de recherche reçue, une série d’examens doit avoir lieu :

Examen de l’Institut

L’examen de l’Institut est une occasion de discuter de la méthodologie du projet, des ensembles de données et des variables avec le personnel de l’Institut. Vous recevrez les résultats dans un délai d’environ sept jours ouvrables et pourrez apporter les modifications souhaitées à votre demande à ce moment-là.

Comité sur les données et la recherche

Le comité est composé des propriétaires de données concernés et de membres du personnel de DataNB. Cet examen permet aux propriétaires de données de comprendre comment leurs données seront utilisées et de formuler des commentaires. Si nécessaire, vous serez invité(e) à la prochaine réunion disponible. Vous pourrez poser des questions directement aux propriétaires et recevoir des commentaires sur les données. Vous aurez également la possibilité de mettre à jour votre demande avant l’étape suivante.

Comité d’éthique préliminaire (CEP)

Cet examen interne permet de s’assurer que votre projet est prêt à être soumis au Comité d’éthique de la recherche de l’Université du Nouveau-Brunswick (CER-UNB). Il est réalisé par notre agent de la protection de la vie privée et un membre senior du personnel.

Après l'examen du Comité sur les données et la recherche, la version finale de votre demande et le formulaire de demande d’éthique dûment rempli doivent être envoyés à NB-IRDTdar@unb.ca. Un formulaire vierge est disponible sur le site Web du CER-UNB.

L’examen prend généralement une semaine. Vous serez avisé(e) si des modifications sont nécessaires. Une fois l’examen finalisé, nous transmettrons le dossier complet au CER-UNB en votre nom.

Le dossier comprend :

  • la demande d’accès à des données de recherche
  • le formulaire de demande d’éthique
  • la lettre de recommandation au CER-UNB
  • le formulaire d’examen du CEP signé
  • le résumé et le formulaire final de l’examen de la vie privée du CEP

Le chercheur principal sera avisé une fois le dossier transmis.


Tout projet de recherche utilisant des données administratives confiées à DataNB doit être approuvé par le Comité d’éthique de l’Université du Nouveau-Brunswick. 

Une fois le projet approuvé, le président du CER envoie un courriel au chercheur principal pour l’en informer. Généralement, le coordonnatrice de l’accès aux données reçoit une copie de ce courriel (c. c.); dans le cas contraire, nous demandons au chercheur principal de lui transférer le courriel (NB-IRDTdar@unb.ca). Il est nécessaire d’obtenir la confirmation de l’approbation du CER pour pouvoir entamer les dernières étapes de l’approbation du projet. 

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez les Directives pour présenter une demande au CER.


Une fois tous les examens terminés, le coordonnateur de l’accès aux données confirme que les garanties administratives sont respectées et qu’une lettre budgétaire signée est au dossier. Une ébauche de l’entente d’accès aux données est alors préparée pour être signée par le vice-président (Recherche) de l’UNB et le chercheur principal du projet.

L’ébauche de l’entente, accompagnée de la version finale de la demande d’accès aux données, est envoyée au vice-président (Recherche) pour signature. Une fois signée, elle est transmise au chercheur principal pour signature finale.

Lorsque l’entente est entièrement exécutée, une trousse de bienvenue est envoyée au chercheur principal et la préparation des dossiers du projet est lancée. Le chercheur principal sera avisé lorsque l’accès sera disponible pour les membres de l’équipe ayant satisfait aux exigences administratives.


Seuls les utilisateurs de données autorisés peuvent accéder à l’environnement de recherche sécurisé (ERS) de DataNB. Une demande d’accès sera soumise en votre nom une fois que nous aurons reçu la confirmation :

  • de l’entente d’accès aux données signée

  • du respect de toutes les garanties administratives

Un membre de l’équipe de DataNB communiquera avec vous dès que l’accès aura été accordé.

Pour toute question pendant le processus d’approbation de la demande d’accès aux données de recherche, veuillez écrire à NB-IRDTdar@unb.ca.