To begin, review our data holdings to determine which data might be of interest for your project.
Additional resources:
Request a consultation meeting to help navigate the data holdings and data access approval process. If interested, contact the Data Services team.
Feasibility Request Form Data Access Request
Please note: As a not-for-profit, DataNB operates on a cost recovery basis.
Prior to a Data Access Request becoming an active project, and access being granted to the project folder, a budget letter needs to be generated by the Research and Evaluation Manager and signed by the Lead Researcher (Principal Investigator) to acknowledge the payment agreement.
Qualifying projects may receive up to 15 hours of research consultation services through the Maritime SPOR SUPPORT Unit.
If you have any questions, contact us at DAR.DataNB@unb.ca.
Before starting a Data Access Request, a Feasibility Request must be approved. DataNB will review the project information on the Feasibility Request form to determine if we have the authority to provide access and if we have the data required for the project.
Feedback will be provided within 10 business days. Feasibility Requests are to be sent via e-mail.
Once the Feasibility Request is approved, DataNB will invite you to complete our Data Access Request (DAR) form.
The DAR is divided according to the Five Safes Framework: Safe Project, Safe People, Safe Data, Safe Output. The fifth Safe, Safe Setting, will be determined based on the information provided in relation to the other four Safes.
The DAR will go through a series of governance reviews before it is approved as a project. Each review provides opportunity to fine tune the project specifics as identified in the DAR. For information on the reviews, see the next step.
Once the DAR is received, a series of reviews occur; they take place in order:
DataNB staff will review the DAR to ensure it is compliant with the Five Safes Framework. Feedback will be provided within 10 business days, and a follow-up meeting may be offered. The Institute Review meeting is an opportunity to discuss the overall project (including methodology, data sets and variables) and address any concerns or questions.
The DRC is made up of relevant Data Business Owners (DBOs), MSSU Public Partners and DataNB staff. This review gives the DBOs the opportunity to review the project and understand how their data will be used. The DRC meeting also provides the project team with the opportunity to ask questions directly to DBOs and receive feedback about the data.
The DRC has a standing meeting the third Friday of each month; the project team will be invited to attend the next available meeting. Minutes are taken and will be provided within 10 business days.
This internal review ensures the project is ready for UNB REB submission. It is conducted by our Privacy Officer and at least one senior DataNB staff member.
At this point, the final version of the DAR and completed REB application are to be sent to Dar.DataNB@unb.ca. A blank REB form is available on the UNB REB website.
The PERC results will be ready within 5 business days. Should edits be required, an email will be sent directly to the Principal Investigator (PI). Once PERC is finalized, DataNB will submit the full package to UNB REB on your behalf; the PI will be cc’d.
The PERC package includes:
All projects requesting use of administrative data held by DataNB must be approved by the University of New Brunswick Research Ethics Board (REB).
Once REB approval has been granted, the REB Chair will e-mail the approval to the PI. DataNB will be copied on the approval; this signals that the Data Access Agreement can be prepared for signature.
Confirmation of REB approval is required before to the final stages of the project approval can proceed; if DataNB was not cc’d on the approval please forward it to DAR.DataNB@unb.ca.
For Details, see our REB Submission Instruction Guide.
A Data Access Agreement (DAA) is prepared for signature after all reviews are complete and REB approval is obtained. DataNB will verify that all administrative safeguards are met and that a signed budget letter is on file before sending the DAA for signature.
When everything has been confirmed, the draft DAA and Schedule A (the final version of the DAR), are sent to UNB’s Vice President (Research) for signature. Once signed, the DAA is forwarded to the PI for final signature.
After the DAA has been fully executed (all signatures obtained), a welcome note is sent to the PI and the project becomes active.
Only Approved Data Users may access the DataNB Trusted Research Environment (TRE). A request for access will be submitted on once DataNB receives confirmation of:
The PI will be notified when access is available for all team members who have met the administrative requirements.
For questions relating to administrative safeguards, please contact privacy.datanb@unb.ca.
Consultez d’abord nos fonds de données pour repérer les données qui pourraient être utiles à votre projet.
Ressources supplémentaires :
Pour en savoir plus sur les fonds de données et le processus d’approbation des demandes d’accès aux données, n’hésitez pas à demander une réunion de consultation. Si cela vous intéresse, communiquez avec l’équipe responsable des services de données.
Demande de faisabilité Demande d’accès aux données
Remarque importante : En tant qu’organisation à but non lucratif, DataNB exerce ses activités selon le principe du recouvrement des coûts.
Avant qu’une demande d’accès aux données devienne un projet actif et que l’accès au dossier du projet soit accordé, une lettre concernant le budget doit être rédigée par le responsable de la recherche et de l’évaluation, puis signée par le chercheur principal, en guise d’approbation de l’entente de paiement.
Les projets admissibles peuvent se voir octroyer jusqu’à 15 heures en services de consultation en recherche par l’entremise de l’Unité de Soutien SRAP des Maritimes (USSM).
Pour toute question, écrivez à DAR.DataNB@unb.ca.
Avant la présentation d’une demande d’accès aux données, une demande de faisabilité doit être approuvée. À DataNB, nous examinerons l’information sur le projet figurant dans le formulaire de demande de faisabilité afin de déterminer si nous possédons les pouvoirs requis pour fournir un accès et si nous disposons des données nécessaires à l’exécution du projet.
Une réponse sera envoyée dans un délai de 10 jours ouvrables. Les demandes de faisabilité doivent être envoyées par courriel.
Une fois la demande de faisabilité approuvée, nous vous inviterons à remplir le formulaire de demande d’accès aux données de DataNB.
Ce formulaire est divisé conformément au cadre des cinq éléments de la sécurité : personnes fiables, projets sécuritaires, données sécuritaires, produits sécuritaires et installations sécuritaires. Sachez que l’élément « installations sécuritaires » sera déterminé en fonction de l’information fournie relativement aux quatre autres éléments.
Avant son approbation en tant que projet, la demande d’accès aux données sera soumise à une série d’examens de gouvernance. Chaque examen offre la possibilité de préciser les particularités du projet tel qu’elles sont définies dans la demande d’accès aux données. Pour en savoir plus sur ces examens, passez à la prochaine étape.
Suivant la réception de la demande d’accès aux données, une série d’examens aura lieu, dans cet ordre :
Examen de DataNB
Le personnel de DataNB examinera la demande d’accès aux données pour s’assurer qu’elle est conforme au cadre des cinq éléments de la sécurité. Une réponse sera envoyée dans un délai de 10 jours ouvrables, et une rencontre de suivi pourrait être proposée. L’examen de DataNB est une occasion de discuter du projet dans son ensemble (p. ex., la méthodologie, les ensembles de données et les variables) et de répondre à toute question/préoccupation.
Le CDR est composé des propriétaires de données concernés, de partenaires publics de l’USSM et de membres du personnel de DataNB. Cet examen donne aux propriétaires de données l’occasion de passer en revue le projet et de comprendre comment leurs données seront utilisées. Il donne aussi à l’équipe du projet l’occasion de poser des questions directement aux propriétaires de données et d’obtenir de l’information sur les données.
Comme le CDR se réunit le troisième vendredi de chaque mois, l’équipe du projet sera invitée à prendre part à la prochaine réunion. Un procès-verbal sera établi et envoyé dans un délai de 10 jours ouvrables.
Cet examen interne permet de s’assurer que le projet est prêt à être présenté au comité d’éthique en recherche (CER) de l’Université du Nouveau-Brunswick (UNB). Il est réalisé par le responsable de la protection de la vie privée et au moins un membre de la haute direction de DataNB.
À cette étape-ci, la version définitive de la demande d’accès aux données et la demande dûment remplie à l’intention du CER doivent être envoyées à DAR.DataNB@unb.ca. Pour la demande à l’intention du CER, un formulaire vierge est fourni sur le site Web du CER de l’UNB.
Les résultats du CEP seront prêts dans un délai de cinq jours ouvrables. Si des changements sont requis, un courriel sera envoyé directement au chercheur principal. Après l’examen du CEP, DataNB fournira l’intégralité du dossier au CER de l’UNB en votre nom; une copie conforme sera envoyée au chercheur principal.
Le dossier du CEP comprend :
Tous les projets dans le cadre desquels l’utilisation de données administratives détenues par DataNB est requise doivent être approuvés par le CER de l’UNB.
Lorsqu’une telle approbation est accordée, le président du CER envoie un courriel au chercher principal pour l’en informer. Une copie de ce courriel est aussi envoyée à DataNB pour signaler que l’entente d’accès aux données peut être préparée aux fins de signature.
La confirmation de l’approbation du CER est nécessaire pour que les dernières étapes du processus d’approbation puissent aller de l’avant. Si le courriel n’a pas été envoyé à DataNB (c. c.), transférez-le à DAR.DataNB@unb.ca.
Pour en savoir plus, consultez les directives sur la présentation d’une demande au CER.
Une fois tous les examens terminés et l’approbation du CER obtenue, une entente d’accès aux données est préparée aux fins de signature. DataNB doit valider que toutes les garanties administratives sont respectées et qu’une lettre signée concernant le budget est au dossier avant d’envoyer l’entente d’accès aux données aux fins de signature.
Lorsque tout a été validé, la version provisoire de l’entente d’accès aux données et l’annexe A (la version définitive de la demande d’accès aux données) sont envoyées au vice-président (Recherche) de l’UNB aux fins de signature. Par la suite, l’entente d’accès aux données est transmise au chercheur principal, qui y apposera la dernière signature.
Une fois l’entente d’accès aux données pleinement exécutée (toutes les signatures obtenues), un mot de bienvenue est envoyé au chercheur principal et le projet devient actif.
Seuls les utilisateurs de données autorisés peuvent accéder à l’environnement de recherche sécurisé (ERS) de DataNB. Une demande d’accès sera présentée suivant la réception, par DataNB, d’une confirmation relative aux deux éléments suivants :
Lorsqu’un accès aura été accordé à tous les membres de l’équipe qui respectent les exigences administratives, le chercheur principal en sera informé.
Pour toute question relative aux garanties administratives, écrivez à Privacy.DataNB@unb.ca.
