Data Access | NB Institute for Research, Data and Training (NB-IRDT) | UNB

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NB-IRDT

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Requesting access to data

Before you begin

Establish your research question. Upon doing so, consult our data holdings to determine if the data in our custody might inform your research. Review the following information to establish your research questions:

  • Data set name
  • Years available
  • Data set description
  • Codebook for variable description and codes
  • Variable list; if codebook is not available

Qualifying projects may receive up to 15 hours of research consultation services through the Maritime SPOR SUPPORT Unit.

Read the Guide to Data Access Requests.

Frequently asked questions

Data Access Request

How to request access to data

Initially, only section one of the Data Access Request (DAR) needs to be completed and submitted to NB-IRDT. We will review the project information found within section one to determine if it is a feasible project for NB-IRDT to assist with. After feasibility has been determined you will be provided with feasibility feedback. This process normally takes approximately 10 business days.

Feasibility requests are to be sent via e-mail.

At this time, our research and evaluation manager may reach out to schedule a meeting with you to evaluate your research service needs and provide a quote.


Once feasibility has been approved, you will be invited to complete the remaining sections of the Data Access Request (DAR).

The DAR is divided into four sections:

Section one – Project information & feasibility

Include project information such as: the project title, name and information about the Principal Investigator (PI), funding source, the intended output, external data to be imported, project summary, research questions, methodology, geocoding, etc.

This section will have already been completed during the feasibility stage of the project approval process.

Section two – Users of the NB-IRDT secure facility

List all individuals who will be requiring access to the data, in the custody of NB-IRDT, in order to complete the research project.

Section three – Requested data sets

Include all NB-IRDT data sets and imported data sets that you would like in order to complete the research project. Remember to indicate the years of data that are needed. We require year, month and day when requesting data sets. Be sure to use proper data set titles and codes as found on Data Holdings.

Section four – Requested variables 

Include a full list of variables that you need for each requested data set, with rationale for each. This includes NB-IRDT data as well as any additional data sets you are intending to add to the project folder within our Secure Research Environment (SRE).


Once the fully completed DAR is received, a series of reviews must take place:

Institute review meeting

This meeting is an opportunity for the NB-IRDT team to meet with you to discuss project methodology, data sets, variables chosen, etc. and to prepare the DAR for the Data and Research Committee (DRC) review.

A standing meeting time is reserved each week for the institute reviews. Our data access coordinator will work with you to schedule attendance at the next available meeting, either in person, via teleconference or online.

Data and Research Committee meeting

The purpose of this meeting is to give data business owners the opportunity to understand how their data will be used and to allow the project’s PI to ask questions and receive feedback about the data sets and data variables. If changes to the DAR are suggested, there will be an opportunity to make them before proceeding to the next project approval step. 

The DRC is made up of data business owners (as identified by the requested data sets on the DAR) and various NB-IRDT staff. A standing meeting time is reserved each month for DRC. Our data access coordinator will work with you to schedule attendance at the next available meeting, either in person, via teleconference, or online.


All individuals listed within section two of a DAR must complete our mandatory administrative safeguards before they are granted access to project data or our NB-IRDT Secure Research Environment. These necessary safeguards help protect the data in our custody and ensure compliance with privacy legislation and our internal policies.

Once the institute review and the DRC review have been completed, the data access coordinator will reach out to the members of your research team to provide instructions on how to complete the administrative safeguards. They are as follows:

Criminal record check

A criminal record check must be submitted prior to entry into our secure facility. We suggest requesting a criminal record check from your local police station (or RCMP) in the early stages of the DAR process as it may take a few weeks to obtain. We accept an original, photocopied, or scanned & emailed version of your criminal record check. However, we do not accept criminal record checks more than one year old.

If you require a letter from us when requesting the completion of your criminal record check, email NB-IRDTdar@unb.ca.

Privacy training

Our online privacy training sessions are presented specifically on accessing and using administrative data for research and program evaluation work (i.e. secondary use). Please e-mail NB-IRDTdar@unb.ca to request the privacy training link. Note: Training takes approximately one hour.

Upon completion, the data access coordinator will send:

  • a confidentiality agreement, and
  • an approved user form.

These two documents must be read, signed, and returned to NB-IRDT@unb.ca

Note - Our privacy training session must be completed on an annual basis for the duration of your research project.

Security training & orientation

Secure Research Environment (SRE) training & lab orientation

All first-time users, those who have never before accessed our NB-IRDT Secure Research Environment, are required to complete a one-hour NB-IRDT security training session. To arrange for training email us, state your name and the project(s) you are connected with. A member of our staff will reach out with the next available training date.
A lab orientation is also offered to those who use the NB-IRDT Fredericton lab. If you are interested in receiving lab orientation please email us to let us know.

Research Ethics Board (REB) review

All research projects, using administrative data in the custody of NB-IRDT, must be approved by REB. After the institute review and the DRC review have taken place, the data access coordinator will invite the PI to prepare their REB application (to be emailed to ethics@unb.ca). Access the required forms.

Once REB approval is obtained the PI must forward the approval to NB-IRDTdar@unb.ca. Confirmation of REB approval is required before to the final stages of the project approval process can take place.

Final privacy review

Our privacy officer will complete one last final privacy compliance review before the Data Access Request and draft Data Access Agreement (DAA) are sent to UNB's Office of Research Services for signature.


After all the reviews have taken place and the administrative safeguards have been verified, the data access coordinator prepares a draft Data Access Agreement (DAA) to be signed by UNB’s Vice President (Research) and the PI for the project.

Once the DAA is signed a welcome package is sent to the PI. We will prepare the project folders, as per the DAR, and notify the PI when it is ready to be accessed by those who have completed all the Administrative Safeguard Requirements.


To gain access to the data within our Secure Research Environment, a pass card and PIN is required. Once the DAA has been signed, each member of the research team (those listed on the DAR) should request their pass cards and PIN by emailing NBIRDTsupport@unb.ca.

Reminder: Only those who have completed all their administrative safeguards will be granted access to the data and the Secure Research Environment.

All questions throughout the DAR process can be addressed to NB-IRDTdar@unb.ca.





Demande d’accès aux données

Avant de commencer

Établissez votre question de recherche. Ce faisant, consultez nos fonds de données pour déterminer si les données dont nous disposons peuvent être utiles à votre recherche. Consultez les renseignements suivants pour établir vos questions de recherche :

  • Nom de l’ensemble de données
  • Années disponibles
  • Description de l’ensemble des données
  • Livres de codes pour la description des variables et les codes
  • Liste des variables (si le livre de codes n’est pas accessible)

Les projets admissibles peuvent se voir octroyer jusqu’à 15 heures en services de consultation en recherche par l’entremise de l’Unité de soutien SRAP des Maritimes.

Lisez le guide des demandes d'accès aux données.

Questions courantes

Demande d’accès aux données

Comment demander l’accès aux données

Au départ, seule la section 1 du formulaire Demande d’accès aux données doit être remplie et présentée à l’IRDF-NB. Nous examinerons l’information sur le projet (décrit dans la première section) afin de déterminer s’il s’agit d’un projet réalisable auquel l’IRDF-NB peut contribuer. Vous recevrez un retour d’information à cet égard une fois la faisabilité établie. Ce processus prend en moyenne dix jours ouvrables.

Les demandes de faisabilité doivent être envoyées par courriel à l’adresse NB-IRDTdar@unb.ca.

À ce stade, notre responsable de la recherche et de l’évaluation pourrait communiquer avec vous pour prévoir une rencontre dans le but d’évaluer vos besoins en matière de services de recherche et de vous fournir un devis.

Demande d’accès aux données


Une fois la faisabilité confirmée, vous serez invité à remplir les autres sections de la demande d’accès aux données.

La DAD est divisée en quatre sections :

Section 1 - Renseignements sur le projet et sa faisabilité

Incluez des renseignements sur le projet, comme le titre du projet, le nom et les renseignements sur le chercheur principal (CP), la source de financement, le rendement prévu, les données externes à importer, le résumé de projet, les questions de recherche, la méthodologie, le géocodage, etc.

Cette section aura déjà été remplie à la phase de faisabilité du processus d’approbation du projet.

Section 2 - Utilisateurs des locaux sécurisés de l’IRDF-NB

Énumérez toutes les personnes qui devront avoir accès aux données confiées à l’IRDF-NB pour mener à bien le projet de recherche.

Section 3 - Ensembles de données demandés

Il faut inclure tous les ensembles de données de l’IRDF-NB et ceux importés que vous souhaitez obtenir pour mener à bien le projet de recherche. N’oubliez pas d’indiquer l’année des données dont vous avez besoin. Nous devons connaître l’année, le mois et le jour lorsque nous demandons des ensembles de données. Veillez à utiliser les bons titres et codes d’ensembles de données, tels qu’ils sont affichés aux fonds de données.

Section 4 - Variables demandées

Vous devez inclure une liste complète des variables dont vous avez besoin pour chaque ensemble de données demandé, ainsi qu’une justification pour chacun. Il est ici notamment question des données de l’IRDF-NB et de tout autre ensemble de données que vous avez l’intention d’ajouter au dossier du projet dans notre environnement de recherche sécuritaire (ERS).


Une fois la demande dûment remplie reçue, une série d’examens doit avoir lieu :

Réunion d’examen de l’Institut

Cette réunion donne à l’équipe de l’IRDF-NB l’occasion de vous rencontrer pour discuter de la méthodologie du projet, des ensembles de données, des variables choisies, etc., et de préparer la demande d’accès aux données pour le comité sur les données et la recherche.

Un moment est réservé chaque semaine pour permettre à l’Institut de mener ces examens. Notre coordonnateur de l’accès aux données travaillera avec vous pour prévoir votre participation à la prochaine réunion disponible, que ce soit en personne, par téléconférence ou en ligne.

Réunion du comité sur les données et la recherche

L’objectif de cette réunion est de donner aux propriétaires d’entreprises de données l’occasion de comprendre comment leurs données seront utilisées et de permettre au chercheur principal du projet de poser des questions et de recevoir des commentaires sur les ensembles de données et les variables. Dans l’éventualité où des modifications à la Demande d’accès aux données seraient proposées, il sera possible de les apporter avant de passer à l’étape suivante du processus d’approbation du projet.

Le comité sur les données et la recherche est composé de propriétaires d’entreprises de données (indiqués en fonction des ensembles de données demandés) et de divers membres du personnel de l’IRDF-NB. Le comité sur les données et la recherche se réunit aux mêmes dates et heures chaque mois. Notre coordonnateur de l’accès aux données travaillera avec vous pour prévoir votre participation à la prochaine réunion disponible, que ce soit en personne, par téléconférence ou en ligne.


Toutes les personnes énumérées à la deuxième section d’une demande d’accès aux données doivent se conformer aux garanties administratives obligatoires avant d’avoir accès aux données du projet ou à l’environnement de recherche sécuritaire de l’IRDF-NB. Ces garanties obligatoires permettent de protéger les données qui nous sont confiées et d’assurer le respect des mesures législatives relatives à la protection de la vie privée et de nos politiques internes.

Une fois les examens de l’Institut et du comité sur les données et la recherche terminés, le coordonnateur de l’accès aux données communiquera avec les membres de votre équipe de recherche pour leur expliquer comment se conformer aux garanties administratives. Voici les étapes à suivre :

Vérification du casier judiciaire

Une vérification du casier judiciaire doit être présentée avant l’accès aux locaux sécurisés. Nous vous suggérons de demander une vérification du casier judiciaire auprès de votre commissariat de police local (ou de la GRC) dès les premières étapes du processus de Demande d’accès aux données, car cette vérification peut prendre quelques semaines. La vérification de votre casier judiciaire peut nous être acheminée en version originale, photocopiée ou numérisée et peut être envoyée par courriel. Toutefois, nous n’acceptons pas les vérifications de casier judiciaire remontant à plus d’un an.

Si vous avez besoin d’une lettre de notre part pour demander la vérification de votre casier judiciaire, veuillez envoyer un courriel à l’adresse NB-IRDTdar@unb.ca.

Formation à la protection de la vie privée

Nos séances de formation en ligne à la protection de la vie privée visent précisément l’accès aux données administratives et leur utilisation pour des travaux de recherche et d’évaluation de programmes (p. ex. l’utilisation secondaire). Veuillez envoyer un courriel à NB-IRDTdar@unb.ca pour demander le lien de la formation à la protection de la vie privée. Remarque : La formation dure environ une heure.

Nos séances de formation en ligne à la protection de la vie privée visent précisément l’accès aux données administratives et leur utilisation pour des travaux de recherche et d’évaluation de programmes (p. ex. l’utilisation secondaire). Veuillez envoyer un courriel à NB-IRDTdar@unb.ca pour demander le lien de la formation à la protection de la vie privée. Remarque : La formation dure environ une heure.

  • une entente de confidentialité;
  • un formulaire d’utilisateur approuvé.

Ces deux documents doivent être lus, signés et retournés à NB-IRDT@unb.ca.

Remarque : Notre séance de formation à la protection de la vie privée doit être suivie chaque année, et ce, pendant toute la durée de votre projet de recherche.

Formation et orientation en matière de sécurité

Tous les nouveaux utilisateurs (ceux qui n’ont jamais accédé à l’environnement de recherche sécuritaire de l’IRDF-NB) doivent suivre une séance de formation et d’orientation d’une heure en matière de sécurité donnée par l’IRDF-NB. Pour prévoir une formation, veuillez envoyer un courriel à l’adresse NB-IRDTdar@unb.caindiquez votre nom et les projets auxquels vous êtes associés. Un membre de notre personnel vous communiquera la prochaine date de formation disponible.

Une orientation en laboratoire est également offerte à ceux qui utilisent le laboratoire de l’IRDF-NB à Fredericton. Si l’orientation en laboratoire vous intéresse, veuillez envoyer un courriel à NB-IRDTdar@unb.ca pour nous en informer.


Évaluation du comité d’éthique en recherche (CER)

Tous les projets de recherche utilisant des données administratives confiées à l’IRDF-NB doivent être approuvés par le CER. Une fois l’examen de l’Institut et celui du comité sur les données et la recherche terminés, le coordonnateur de l’accès aux données invitera le chercheur principal à préparer sa demande au CER (à envoyer par courriel à ethics@unb.ca).

Obtenir de plus amples renseignements et accéder aux formulaires requis.

Une fois l’approbation du CER obtenue, le chercheur principal la fera parvenir à l’adresse NB-IRDTdar@unb.ca. La confirmation de l’approbation du CER est nécessaire pour que les dernières étapes du processus d’approbation du projet puissent aller de l’avant.

Dernier examen du respect de la vie privée

Notre agent de protection de la vie privée mènera un dernier examen de conformité aux mesures législatives sur la protection de la vie privée avant d’envoyer la demande d’accès aux données et l’ébauche de l’entente d’accès aux données au bureau des services de recherche de l’UNB pour signature.


Une fois que tous les examens ont eu lieu et que les garanties administratives ont été confirmées, le coordonnateur de l’accès aux données préparera une ébauche de l’entente d’accès aux données (EAD) qui doit être signée par le vice-président de l’UNB (recherche) et le chercheur principal du projet.

Une fois l’EAD signée, une trousse de bienvenue est envoyée au chercheur principal. Nous préparerons les dossiers du projet en fonction de la Demande d’accès aux données, et nous informerons le chercheur principal lorsque le tout pourra être consulté par ceux qui ont satisfait à toutes les exigences des garanties administratives.


Une carte d’accès et un code NIP sont requis pour accéder aux données dans notre environnement de recherche sécuritaire. Une fois l’EAD signée, chaque membre de l’équipe de recherche (ceux dont le nom figure sur la Demande d’accès aux données) doit demander sa carte d’accès et son code NIP en envoyant un courriel à l’adresse NBIRDTsupport@unb.ca.

Rappel : Seules les personnes ayant satisfait à toutes les exigences des garanties administratives pourront accéder aux données et à l’environnement de recherche sécuritaire.

Toute question survenant au cours du processus de Demande d’accès aux données peut être transmise à l’adresse NB-IRDTdar@unb.ca.