Standard Data Transfer Agreements | NB Institute for Research, Data and Training (NB-IRDT) | UNB

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Standard data transfer agreements

Specific agreements need to be in place before any data can be transferred. We have templated documents, and a data transfer coordinator to help navigate this process with you. If any other agreement is needed or recommended the data transfer coordinator will advise you.

Agreements

Between data partner and UNB (for NB-IRDT)

Data Sharing Agreement (DSA) - An agreement between a data partner and UNB outlining the data sharing relationship between the data partner and NB-IRDT. It includes an Individual Disclosure Schedule, a Privacy Impact Assessment and a Variable list.

Individual Disclosure Schedule (IDS) - Appendix to the DSA, the IDS outlines specific terms and conditions for a dataset. Each dataset requires its own IDS.

Privacy Impact Assessment (PIA) - Appendix to the IDS, the PIA is an assessment outlining the risks of sharing a dataset. Each dataset requires its own PIA.

Variable List - Appendix to the IDS, the variable list is a complete list of all variables (including any definitions) in the dataset planned for transfer.

Between data partner and NB Department of Health (DH)

In order to transfer data to NB-IRDT additional need to be established between the data partner and GNB DH.

Crosswalk Application - The data partner submits an application to DH requesting the completion of a crosswalk file.

Data Sharing Agreement (DSA) - A data sharing agreement outlining the terms and conditions of data sharing for the crosswalk file creation.




Ententes types de transfert de données

Des ententes précises doivent être mises en place avant tout transfert de données. Nous disposons de documents types et d’un coordonnateur du transfert des données qui vous aidera à mener à bien ce processus. Si une autre entente est nécessaire ou recommandée, le coordonnateur du transfert des données vous en informera.

Contrats

Entre le partenaire de données et l’UNB (pour l’IRDF-NB)

Entente de partage des données (EPD) : Entente conclue entre un partenaire de données et l’UNB décrivant les modalités du partage de données entre le partenaire de données et l’IRDF-NB. L’entente comprend un programme de communication individuelle, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une liste de variables.

Programme de communication individuelle (PCI) : Annexe de l’EPD, décrit les modalités particulières d’un ensemble de données. Chaque ensemble de données doit avoir son propre PCI.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) : Annexe du PCI, décrit les risques liés au partage d’un ensemble de données. Chaque ensemble de données doit avoir sa propre EFVP.

Liste de variables : Annexe du PDI, liste exhaustive de toutes les variables (y compris toutes les définitions) de l’ensemble de données dont le transfert est prévu.

Entre le partenaire de données et le ministère de la Santé du Nouveau-Brunswick

Pour transférer des données à l’IRDF-NB, il faut établir un lien additionnel entre le partenaire de données et le ministère de la Santé du Nouveau-Brunswick.

Demande de correspondance : Le partenaire de données soumet au Ministère une demande de création d’un fichier de correspondance.

Entente de partage de données : Entente décrivant les modalités de partage des données pour la création du fichier de correspondance.