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Vetting and Dissemination

Data Vetting

Before any data result can be removed from the Trusted Research Environment (TRE), they must be vetted by DataNB to ensure they meets confidentiality and disclosure standards.

When you’re ready to begin the vetting process, contact the DataNB Database Administrator to request that the Confidential Vetting Request Form be placed in your project folder.

To request data vetting:

1. Complete the Confidential Vetting Request form (once available in your project folder)
2. Email the form to the DataNB Database Administrator at Services.DataNB@unb.ca.

All data results must go through the vetting process. For guidance, refer to the Data Vetting Requests Standard Operating Procedures.

Note: Data may not be disclosed to anyone outside the approved research team.

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Research Results (Data) Dissemination

Before sharing your research output, it must undergo a dissemination review by DataNB and the appropriate Data Business Owners/Custodians (DBO/Cs).

Since the data housed at DataNB is owned by various DBO/Cs, they are entitled to review how their data has been used. An embargo period applies during the dissemination review process; nothing may be disseminated until the embargo period ends.

To request a dissemination review:

1. Complete the Research Results Data Dissemination Request Form
2. Send the completed form, your research output, and any supporting documentation to the DataNB Data Services team

Dissemination Request Form

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Important notes

• Only summary-level and aggregate data may be disseminated. No findings with a cell size under 5 may be shared in any format.
  
  
• All outputs must include acknowledgement of DataNB, applicable funders, and the relevant Data Business Owners and/or Custodians.
  
  
• Once research results have passed the dissemination review and embargo period, they may be reused in future outputs without needing another dissemination review.

Questions?

If you have any questions, contact us at DAR.DataNB@unb.ca.

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Vérification et diffusion

Vérification des données

Avant que tout résultat puisse être extrait de l’environnement de recherche sécurisé (ERS), une vérification doit être effectuée par DataNB pour assurer la conformité aux normes de confidentialité et de communication.

Avant de lancer le processus de vérification, communiquez avec l’administrateur de base de données de DataNB pour demander que le formulaire de demande de vérification confidentielle soit ajouté dans le dossier de votre projet.

Pour demander une vérification des données :

1. Remplissez le formulaire de demande de vérification confidentielle (suivant son ajout dans le dossier de votre projet).
2. Envoyez-le à l’administrateur de base de données de DataNB, à Services.DataNB@unb.ca.

Tous les résultats doivent être soumis au processus de vérification. Pour en savoir plus, consultez les procédures opérationnelles normalisées concernant les demandes de vérification des données.

Remarque : Les données peuvent uniquement être communiquées à l’équipe de recherche approuvée.

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Diffusion des résultats de recherche (données)

Avant toute diffusion, votre produit de recherche doit faire l’objet d’un examen aux fins de diffusion par DataNB et les gardiens/propriétaires de données concernés.

Comme les données hébergées à DataNB appartiennent à divers gardiens/propriétaires de données, ceux-ci ont le droit d’examiner la façon selon laquelle leurs données ont été utilisées. Une période d’embargo s’applique pendant ce processus, et aucune diffusion n’est permise avant la fin de cette période.

Pour demander un examen aux fins de diffusion :

1. Remplissez le formulaire de demande de diffusion de résultats de recherche (données).
2. Envoyez le formulaire dûment rempli, votre produit de recherche et tout document à l’appui à l’équipe responsable des services de données de DataNB.

Formulaire de révision de l'embargo

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Remarques importantes

• Seules les données sommaires et agrégées peuvent être diffusées. Aucun résultat avec une taille de cellule inférieure à 5 ne peut être communiqué, peu importe le format.
• Tous les produits de recherche doivent comporter une mention relative à DataNB, aux bailleurs de fonds applicables et aux gardiens/propriétaires de données concernés.
• Les résultats de recherche déjà examinés aux fins de diffusion et soumis à une période d’embargo peuvent être réutilisés dans de futurs produits de recherche, sans devoir repasser par le processus d’examen.

Des questions?

Pour toute question sur la vérification des données ou l’examen de diffusion, écrivez-nous à Dar.DataNB@unb.ca.